Case study
Slimmer offerteproces voor Laan35.
Van aanvraagformulier naar een slimmer offerteproces: aanvragen worden automatisch aangevuld, gecontroleerd en doorgestuurd naar het systeem van Laan35.
De uitdaging
Laan35 werkte met een uitgebreid aanvraagformulier op de website. Dat formulier verzamelde veel informatie, maar daarna begon nog een groot deel van het werk.
Per aanvraag moesten gegevens worden gecontroleerd, aangevuld en verwerkt in Gripp, het systeem waarin Laan35 klantgegevens en offertes beheert. Ook moesten gegevens over adressen, gebouwen, percelen en energielabels op verschillende plekken worden opgezocht.
Daarnaast waren er meerdere soorten offertes. Elke offertesoort had eigen controles, tarieven en berekeningen. Daardoor kostte het verwerken van een aanvraag veel tijd en was de kans op invoerfouten groter.
De belangrijkste uitdagingen waren:
- Aanvragen kwamen binnen via de website, maar moesten daarna nog handmatig worden verwerkt
- Klantgegevens, adressen, gebouwen en percelen moesten apart worden opgezocht
- Energielabels en andere objectinformatie moesten worden gecontroleerd
- Verschillende soorten offertes hadden verschillende berekeningen
- Gegevens en bijlagen moesten handmatig in Gripp worden gezet
- Het proces moest betrouwbaar blijven, ook als er veel informatie tegelijk verwerkt werd
De oplossing
We ontwikkelden een maatwerkoplossing voor de website van Laan35. Het aanvraagformulier werd slimmer gemaakt, zodat tijdens en na het invullen automatisch extra informatie kan worden opgehaald.
Wanneer iemand een aanvraag verstuurt, gaat de website op de achtergrond aan het werk. De aanvraag wordt gecontroleerd, aangevuld met beschikbare gegevens en vervolgens doorgestuurd naar Gripp. Daar worden onder andere klantgegevens, contactpersonen, bijlagen en offertes aangemaakt.
Ook de berekening van prijzen en uren is zoveel mogelijk geautomatiseerd. De juiste tarieven en regels worden automatisch toegepast, zodat offertes consistenter worden opgebouwd.
In gewone taal betekent dit:
- De website helpt bij het vinden en controleren van adressen
- Beschikbare gebouw- en perceelgegevens worden automatisch opgehaald
- Energielabelinformatie kan worden meegenomen in de aanvraag
- De juiste berekeningen worden automatisch toegepast
- Klantgegevens, bijlagen en offertes worden automatisch klaargezet in Gripp
- Laan35 kan blijven controleren wat er is gebeurd en waar een aanvraag staat
Het resultaat
Het offerteproces van Laan35 is een stuk efficiënter geworden. Een aanvraag hoeft niet meer volledig handmatig te worden overgenomen of aangevuld. De website doet een groot deel van het voorbereidende werk automatisch.
Daardoor kan Laan35 aanvragen sneller opvolgen, met minder kans op fouten. Ook blijven de stappen in het proces inzichtelijk, zodat medewerkers kunnen controleren wat er is verwerkt.
De belangrijkste resultaten:
- Minder handmatig overtypen
- Minder kans op invoerfouten
- Snellere opvolging van offerteaanvragen
- Automatisch aangevulde gegevens over adressen, gebouwen en percelen
- Offertes die op een consistente manier worden opgebouwd
- Directe verbinding tussen het websiteformulier en Gripp
- Meer overzicht en controle in het aanvraagproces
Klaar om je offerteproces slimmer te maken?
Kost het verwerken van aanvragen veel tijd? Of moeten gegevens vaak worden overgetypt tussen formulieren, bestanden en andere systemen? Met een slimme koppeling tussen je website, formulieren en bedrijfssystemen kun je veel handmatig werk voorkomen.
Vrijblijvend kennismaken over een slimmer aanvraag- of offerteproces.