Planning en facturatie slimmer koppelen voor Lev Arbo.

Lev Arbo werkte met planning- en facturatiegegevens die betrouwbaar moesten worden verwerkt in Gripp. Daarbij kwamen veel controles kijken. Denk aan gewerkte uren, verrichtingen, medewerkers, bedrijven, producten, reistijd, tarieven en kostenplaatsen. Als gegevens niet compleet of verkeerd gekoppeld waren, kon dat leiden tot fouten in de facturatie.

• Planning- en facturatiegegevens moesten betrouwbaar worden doorgestuurd naar Gripp
• Gewerkte uren, verrichtingen, medewerkers, bedrijven en producten moesten goed aan elkaar gekoppeld worden
• Ontbrekende of onvolledige gegevens moesten zichtbaar zijn voordat facturen werden gemaakt
• Afwijkende tarieven, reistijd en kostenplaatsen moesten op de juiste manier worden verwerkt
• Het team moest kunnen controleren wat er per import goed of fout ging
• Het proces moest minder afhankelijk worden van handmatige controles

Sitenzo ontwikkelde een intern portaal waarin gegevens uit het planningssysteem worden opgehaald, gecontroleerd en voorbereid voor verwerking in Gripp. Gebruikers kunnen in het portaal zien welke gegevens compleet zijn, waar nog iets ontbreekt en welke onderdelen eerst moeten worden aangepast.

• Gegevens uit het planningssysteem worden automatisch opgehaald
• Het portaal controleert of bedrijven, medewerkers, verrichtingen en producten goed gekoppeld zijn
• Ontbrekende koppelingen en fouten worden duidelijk getoond
• Gebruikers kunnen gegevens controleren en corrigeren voordat ze worden verwerkt
• Het proces is opgedeeld in duidelijke stappen: ophalen, controleren, voorbereiden en verwerken
• Belangrijke meldingen en fouten worden vastgelegd, zodat ze later terug te vinden zijn
• De juiste regels voor tarieven, reistijd, kostenplaatsen en gesplitste uren worden centraal toegepast

Lev Arbo heeft nu een intern portaal dat complexe gegevensstromen overzichtelijk en controleerbaar maakt. Gegevens worden niet zomaar doorgestuurd, maar eerst gecontroleerd op volledigheid en fouten. Daardoor is er minder handmatig werk nodig en wordt de kans op fouten in de financiële afhandeling kleiner.

• Minder handmatig werk bij het verwerken van planning- en facturatiegegevens
• Minder kans op fouten in de facturatie
• Meer controle voordat gegevens naar Gripp worden doorgestuurd
• Duidelijk inzicht in de status en voortgang per import
• Fouten en ontbrekende gegevens zijn sneller zichtbaar
• Regels voor tarieven, reistijd, kostenplaatsen en uren worden centraal toegepast
• Een betrouwbare oplossing die kan meegroeien met het proces van Lev Arbo